Diễn đàn CFO Việt Nam - Diễn đàn dành cho CFO và những người quan tâm đến hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp tại Việt Nam.

Hôm nay, 23 Tháng 2 2017, 20:58
Thời gian được tính theo giờ UTC + 7 Giờ






Tạo chủ đề mới Gửi bài trả lời  [ 1 bài viết ] 
 Tư vấn về việc thực hiện tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn sử dụ 
Người gửi Nội dung

Ngày tham gia: 12 Tháng 3 2009, 15:30
Bài viết: 59
Đã gửi: 3 Cảm ơn
Đã nhận: 109 Cảm ơn
Gửi bài Tư vấn về việc thực hiện tiêu huỷ tài liệu khi hết hạn sử dụ
Dear all

Đối với các hồ sơ, tài liệu khi hết giá trị thì Quý Doanh nghiệp thực hiện tiêu huỷ tài liệu này theo quy định của pháp luật.

Hiện nay có văn bản hướng dẫn về việc tiêu huỷ này theo quy định tại Quyết định số 879/CVTL- NVĐP về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị ngày 19/12/2006 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước.

Về việc thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng, với nội dung này Quý Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm vào nội dung Quy chế văn thư lưu trữ của Quý Doanh nghiệp ( nếu có) hoặc ban hành một Quy chế riêng về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng trên cơ sở nội dung tư vấn dưới của Asialaw:

Bước 1:

- Lập Danh mục tài liệu hết giá trị sử dụng;

- Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị sử dụng ( theo Phụ lục II)

Bước 2: Trình Giám đốc hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị

Người được giao nhiệm vụ phụ trách lưu trữ hồ sơ tài liệu trình Giám đốc xét hủy tài liệu hết giá trị. Hồ sơ gồm:

- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Danh mục tài liệu hết giá trị;

- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Mục lục hồ sơ tài liệu giữ lại;

- Dự thảo quyết định về thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu ( nếu chưa được lập Hội đồng)

Bước 3: Hội đồng xác định giá trị tài liệu tiêu hủy

Thành phần:

- Chủ tịch Hội đồng: Chánh văn phòng/Phó chánh văn phòng Doanh nghiệp;

- Ủy viên: Đại diện lãnh đạo Doanh nghiệp;

- Ủy viên: Đại diện bộ phận lưu trữ;

Bước 2: Phương thức làm việc:
- Từng thành viên Hội đồng đối chiếu, xem xét, kiểm tra tài liệu hết giá trị sử dụng;

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy. Nội dung thảo luận được lập thành Biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng ( Phụ lục III).

Bước 4: Tổ chức tiêu hủy tài liệu:

Sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, thực hiện việc tiêu hủy tài liệu:

Đóng gói tài liệu hết giá trị;

- Lập Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu hủy ( Phụ lục VI);

Thực hiện tiêu hủy:

+ Thực hiện tại cơ quan: bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nhỏ; hoặc

+ Chuyển đến nhà máy giấy để tái chế

- Lập biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Phụ lục VII)

Bước 5: Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Lập hồ sơ về việc tiêu hủy gồm:

+ Tờ trình về việc tiêu hủy;

+ Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

+ Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

+ Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được lưu, bảo quản tại cơ quan theo quy định.

Trên đây là nội dung tư vấn, chúng tôi hy vọng rằng bản tư vấn pháp lý này giúp cho các Doanh nghiệp giải đáp được những thắc mắc. Nếu có vấn đề gì chưa rõ hoặc cần trao đổi thêm xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
tks
Luật sư Bùi thị Ước Mơ/Asialaw


08 Tháng 8 2012, 15:15
Xem thông tin cá nhân
Có Thành viên muốn cảm ơn AsiaLaw cho bài viết này:
ttx
Hiển thị những bài viết cách đây:  Sắp xếp theo  
Tạo chủ đề mới Gửi bài trả lời  [ 1 bài viết ] 


Ai đang trực tuyến?

Đang xem chuyên mục này: Không có thành viên nào đang trực tuyến.1 khách.


Bạn không thể tạo chủ đề mới.
Bạn không thể trả lời bài viết.
Bạn không thể sửa những bài viết của mình.
Bạn không thể xoá những bài viết của mình.
Bạn không thể gửi tập tin đính kèm.

Tìm kiếm với từ khoá:
Chuyển đến: